Праздничный протокол

Офисные праздники и вечеринки делают нашу жизнь приятнее, не правда ли? Существует масса поводов, чтобы встретиться и отдохнуть в неофициальной обстановке: 

• отметить чье-то повышение, премию, награду или иные личные достижения; 
• отметить завершение работы над проектом или подписание важного контракта; 
• ежегодные мероприятия, ставшие традицией для компании; 
• открытие нового офиса.

Подарки в деловом общении

Во всем деловом мире оказание корпоративных знаков внимания стало естественной частью бизнеса. Представители компаний таким образом выражают свое уважение к клиентам, стремятся наладить и укрепить профессиональные связи. Поставщики и производители используют подарки в качестве рекламы своей продукции. Руководство вознаграждает сотрудников в знак признания их успехов.

Однако эти естественные знаки внимания, на первый взгляд совершенно невинные, могут обернуться большими проблемами как для тех, кто их оказывает, так и для тех, кому они предназначены. Все дело в соблюдении определенных правил, регулирующих эту приятную, но непростую часть деловой жизни.

Чувство неловкости и смущения как результат "неправильного" подарка - это только вершина айсберга возможных неприятностей. Более серьезными последствиями могут оказаться потеря работы и дискредитация компании в целом.

Основные правила сохранения имиджа компании

Чтобы избежать встречи с айсбергом, позволим себе предложить шесть правил, следуя которым, вы сохраните не только свой профессиональный имидж, но и репутацию вашей компании:

Придерживайтесь политики компании.

Во многих компаниях существуют строгие корпоративные правила, определяющие как допустимую стоимость подарков, так и поводы для их вручения и приема. Например, средняя максимально допустимая стоимость фирменных сувениров известных компаний составляет $25. Это могут быть кружки, календари, ручки и другие подобные предметы с логотипом фирмы.

В Этическом кодексе одной из транснациональных корпораций говорится: "Сотрудники имеют право принимать подарки определенной номинальной стоимости, имеющие целью только проявление внимания и вежливости. Сотрудники не имеют права принимать в качестве подарков наличные деньги, их эквиваленты или ценные бумаги".

Собираясь вручить корпоративный подарок клиенту или партнеру, следует заранее узнать, какова политика его компании на это счет, особенно если речь идет о государственных и правительственных учреждениях.

Различайте приемлемые и неприемлемые подарки

Приемлемые подарки: письменные принадлежности; предметы для офиса; цветы и комнатные растения; фирменные сувениры; изделия народного промысла; книги; подписка на печатные издания; картины и т.п. Неудачные подарки: предметы с религиозным оттенком; предметы, связанные с плохими приметами; спиртное (за редким исключением); предметы с двусмысленным намеком. Неприемлемые подарки: слишком дорогие; предметы личного характера; деньги.

Подарок не должен быть истолкован как взятка

Зачастую под видом подарков передают взятки, что не только недопустимо с этической точки зрения, но и уголовно наказуемо. Взятка - это ценная вещь, вручаемая с намерением получить нужное ответное действие от того, кому она предназначена (имеет место до желаемого события).

Дарите сотрудникам правильные подарки в правильное время

Лучше не вручать подарки сотрудникам в рабочей обстановке и во время совещаний. Это отвлекает и снижает производительность труда. Кроме того, неравнозначность подарков, предназначенных для разных сотрудников, может вызвать ревность. Поэтому там, где это возможно, разумнее использовать метод "случайной выборки" - доставайте подарки наугад "из шляпы" в присутствии всех сотрудников, чтобы никого не выделять и не вызывать обид.

Другой подход к подаркам сотрудникам - индивидуальные сувениры 'со значением'. Подбор таких подарков займет больше времени, но принесет больше удовольствия.

Следите затем, чтобы избежать двусмысленности подарка и неоднозначной реакции того, кому он предназначен. В любом случае подарки не должны быть дорогими.

Если ваша компания хочет поздравить другую фирму с праздником и подарить один общий подарок, то он вручается в торжественной обстановке в присутствии многих сотрудников. Если вы хотите отдельно поздравить руководителя дружественной компании, то подарок руководителю фирмы вручается в неформальной рабочей обстановке, но секрета из этого не делают.

Подарки можно возвращать

Такое время от времени случается. Из Этического кодекса: "Если вы получили подарок, который не можете принять в соответствии с политикой компании, вы должны уведомить свое руководство и вернуть подарок, объяснив, что корпоративные правила не позволяют вам принять его".

Если вам не удалось вернуть подарок лично, отправьте его обратно по почте или с курьером в течение 24 часов, вложив объяснительную записку. Сохраните копию записки в своем файле.

В случае, если согласно местным обычаям отказ от подарка будет равносилен неуважению, следует принять подарок и немедленно передать его руководству для целей внутреннего использования.

Всегда благодарите за подарок

Всегда благодарите за подарок, даже если он вам не нравится или вы не можете его принять. Если подарок передан третьим лицом, пошлите благодарственную записку в течение 24 часов.

Наши подарки - это мы сами

В корпоративных знаках внимания как в зеркале отражается наш вкус, уважение к клиентам, партнерам и коллегам, наш корпоративный имидж.

Офисные праздники

Чем многочисленнее офисный праздник, тем более свободно чувствуют себя сотрудники и тем больше опасность выйти за разумные рамки поведения. Чтобы офисная вечеринка действительно принесла радость всем и не омрачила вашу дальнейшую карьеру, возьмите на заметку наши советы:

1. Одежда имеет значение. Хотя это и вечеринка, но, если она проводится в офисе, ваш выбор одежды должен соответствовать деловым стандартам. Это означает, что женщинам не рекомендуются слишком короткие юбки, глубокие вырезы и чрезмерно облегающие силуэты. Мужчинам лучше отказаться от джинсов и рубашек с воротом, расстегнутым более чем на одну пуговицу.Если мероприятие проводится за пределами офиса, ваш наряд может быть более праздничным.

2. Ухоженность - правило на все времена. Чистота, опрятность и аккуратность важнее, чем покрой и цвет. Ухоженность относится не только и не столько к одежде. В рабочее время люди вынуждены общаться друг с другом, хотят они того или нет. В неофициальной обстановке у нас есть право выбора, и в этом выборе одним из главных критериев является ухоженность, которая требует особого внимания к концу трудного рабочего дня. Женщинам следует внимательнее отнестись к ароматам, а мужчинам очень рекомендуется побриться, так как эффект утренней процедуры, увы, не вечен.

3.Работа может подождать. Если нет абсолютной необходимости, не говорите о рабочих проблемах. Офисные праздники - это все же время для отдыха. Однако вполне может случиться, что ваш босс во вступительном слове захочет затронуть некоторые деловые аспекты. В этом случае не будьте категоричны и следуйте предложенному ходу событий.

4. Оставьте иерархию для бизнеса. Несмотря на то, что вечеринка - офисное мероприятие, многие служебные границы стираются. Нужно ли на вечеринке проявлять должное уважение к руководству? Конечно, да. Можно ли секретаря превращать в повара или официантку? Конечно, нет. Оставьте служебные роли для работы. В неофициальной обстановке все социально равны.

5. Не давайте повода для слухов. Как бы вам ни хотелось посвятить все время одному человеку, будет разумнее равномерно распределить свое внимание между всеми присутствующими, чтобы не давать повода для лишних разговоров. По этой же причине мужчинам не стоит весь вечер танцевать с одной дамой.

6. Осторожнее с алкоголем. Не хочется омрачать ваше предпраздничное настроение, но кто предупрежден, тот вооружен. Вечеринка рано или поздно закончится, а вам предстоит встреча с вашим боссом и вашими коллегами не только на следующее утро, а все пять дней в неделю. Если вы не остановитесь вовремя, то в лучшем случае вам будет неловко за себя. Но еще хуже, если о том, что было вчера, вам расскажут ваши коллеги. Чтобы предотвратить подобный исход, сотрудникам во время вечеринки нужно тактично помогать друг другу выглядеть достойно.

7.Для гостей - свои правила. Если на офисную вечеринку приглашены гости и супруги сотрудников, то для них тоже есть определенные правила, например, те же правила одежды, что и для сотрудников. Кроме того, существуют правила участия в общих и частных разговорах. Супругам сотрудников не следует использовать это мероприятие для того, чтобы намекать начальству, что их половина слишком много работает или что ей недоплачивают. Каждый приглашенный гость должен на некоторое время "забыть" все, что он знает о сослуживцах своего спутника из частных бесед. Не стоит слишком смеяться чужим шуткам, так как они могут иметь скрытый смысл, понятный только посвященным. Главное правило для гостя - не смущать и не ставить в неловкое положение того, кто его пригласил. В свою очередь, сотрудник, приглашающий гостя, должен тактично дать знать последнему о существующих "неписаных" правилах.

8.Танцуют все! Даже если сотрудник пришел с гостьей или супругой, это не значит, что танцевать нужно только с ней. Правильно будет пригласить как можно больше других присутствующих дам, независимо от того, каким авторитетом (положительным или отрицательным) они пользуются в офисе в обычной деловой жизни. Однако первый и последний танец принадлежит гостье или супруге.

Помните, что офисный праздник - это продолжение деловой жизни.

Марина ОрловаИсточник:  журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера"