Повелитель времени

Все понятно! - с торжеством сказал Шляпа.- Провести время?! Ишь чего захотела!Время не проведешь! Да и не любит он этого! Ты бы лучше постаралась с ним подружиться - вот тогда бы твое дело было... в шляпе!Старик бы для тебя что хочешь сделал!Л.Кэрролл "Алиса в стране чудес"

Управление временем... Что это такое? Не возникает ли в нашем сознании, когда мы произносим это словосочетание, фигура некоего великого и всемогущего мага и волшебника или же, наоборот, гаденьких старичков из "Сказки о потерянном времени"?

И многие деловые люди, когда совершенно завалены делами, встречами, проблемами, нерешенными вопросами и непрочитанными документами, приходят в отчаяние - временами кажется, что управлять временем невозможно. Когда же форс-мажор заканчивается, одни из нас спокойно вздыхают до следующего, другие начинают искать возможности все же научиться управлять не только компанией или отделом, но этим призрачным понятием - время.

"Видеть цель, не видеть препятствий, верить в себя"

Чем больше времени, тем больше дел.Сирил Норткот Паркинсон

Если набрать словосочетание "управление временем", например, на портале www.yandex.ru, то в первых ссылках будут бесчисленные курсы, на которых обязательно учат правилам постановки целей, матрице Эйзенхауэра и принципу Парето.

Остановимся на них чуть подробнее: может быть, кому-то из читателей эта информация станет первой скорой помощью в структурировании времени?

Управление временем очень зависит от того, как мы ставим себе цель выполнения того или иного задания. Зачастую человек "не успевает" сделать что-то лишь из-за того, что у него нет четкого осознания, что именно и зачем он должен успеть. Формулировка цели должна быть:

• Конкретной,
• Измеримой (должны быть определены условия, при которых Вы будете считать цель достигнутой)
• Мотивирующе реалистичной,
• Выраженной в терминах результата, а не процесса ("представить бизнес-план на согласование 15 марта", а не "делать бизнес-план до 15 марта"),
• Ограниченной во времени (та самая дата "15 марта").

Принцип Парето - знаменитое соотношение 80/20. Применительно к управлению временем он звучит так: незначительные проблемы и ситуации отнимают 80 процентов нашего времени - и дают 20 процентов результата. И наоборот: жизненноважные проблемы и ситуации отнимают 20 процентов времени, но дают 80 процентов результата. Каким из них уделять больше внимания - вопрос риторический. Этот принцип учит отделять главное от второстепенного и так достигать большего.

Также помочь в этой классификации задач может матрица Эйзенхауэра. С ее помощью дела делятся по важности и срочности. Бывают важные срочные дела, важные несрочные, неважные срочные, неважные несрочные. Каждый из нас может нарисовать себе таблицу из четырех квадратов - и расписывать по ней свой рабочий день. Если Вы будете честны с собой, огромная гора дел, которые, как Вам казалось, скоро Вас погребет под собой, выстроится в четыре квадратика - и Вы, может быть, даже поймете, какими из дел Вы легко можете пренебречь в данный момент времени. Как определить, какие из дел важные и срочные? Важные дела способствуют достижению наших главных целей! Срочные, если не будут выполнены сейчас, то "поезд уйдет" (посадка на уходящий через 5 мин. поезд - это срочное дело).

При этом очень важно не путать срочность с важностью. Например, если кто-то вам позвонил и что-то просит: наверное, это дело срочное - мы уже разговариваем и должны отвечать ему прямо сейчас, но определите, насколько ее выполнение важно для вас?

Важное и срочное дело требуют немедленного решения, важное и несрочное стоит поручить другому человеку или же наметить не напрягающий вас срок его выполнения. Здесь главное не затягивать до момента, когда оно станет и важным, и срочным.

Неважное и несрочное дело лучше игнорировать, так же, впрочем, как и неважное срочное. Последнее можно также поручить кому-то сделать.

Для чего используются эти инструменты? Для того, чтобы человек мог:

• лучше понять свои цели (чего именно он хочет добиться от себя и подчиненных),
• правильно сформулировать их,
• установить систему приоритетов,
• эффективно уплотнить время сотрудников и свое собственное для их достижения.

Конечно, знание этих техник может быть очень полезным. Но техники самоорганизации хорошо работают для специально выделенных временных интервалов - тогда, когда вы точно знаете, чего и за счет чего вы хотите добиться, когда у вас есть некий фиксированный ограниченный временной ресурс, который необходимо максимально эффективно исчерпать. Какое же здесь "управление временем"?! При таком подходе время можно только разделять на промежутки, систематизировать по видам деятельности и целям, которые хочешь достичь...

Но можно ли увеличить имеющиеся в нашем распоряжении временные интервалы?

А продолжительность жизни вообще?

Вот если бы мы могли узнать, как делать это, тогда бы и можно было говорить о настоящем "управлении временем"!

К сожалению, даже самые отточенные техники самоорганизации в этом не помогут, и даже правила формулирования целей требуют при их описании придерживаться принципа "ограниченности во времени"!

Однако есть концепция, которая может совершить небольшое волшебство и все-таки позволит вам надеяться на возможность подвинуть рамки времени.

"Время разбрасывать камни: Время собирать камни:"

Общеизвестно, что четверть часикабольше, чем четверть часа.Георг Лихтенберг

Вадим Ротенберг, доктор наук, врач по образованию, разработал экспериментально обоснованную концепцию поисковой активности. Поисковое поведение человека может и выражаться в реальных действиях поиска, и быть "психическим", то есть воплощаться в творчестве, генерировании идей, фантазировании... главное, чтобы оно не было стереотипным и рутинным.

Если вы пытаетесь управлять временем только за счет инструментов самоорганизации - максимально его структурируя, минимизируя отрезки "непродуктивного" "бесцельного" существования, пытаясь свести к нулю любую неопределенность на пути к достижению своих целей, - вы выигрываете тактически. Наверное, вы достигните в точности того, что наметили, тем путем, который продумали и за то время, которое на него отвели. И это хорошо, если цель "в нескольких шагах" или если цена бездействия слишком высока ("лучше плохое решение, чем никакого"). В то же время, действуя только по хорошо выверенному алгоритму, вы не замечаете другие благоприятные возможности, как в области практических результатов, так и в области увеличения профессионального и личностного потенциала.

Постепенно ваши решения могут становиться все менее обоснованными и эффективными. При поисковой активности в условиях неопределенности руководитель пытается изменить ситуацию или свое осмысление ее, но не имеет возможности со стопроцентной уверенностью прогнозировать свою успешность или неуспешность. При этом он способен адекватно оценивать все промежуточные результаты на пути к цели и соответственно корректировать свои действия.

Поисковая активность играет решающую роль в сохранении здоровья и увеличения продолжительности жизни человека, а вот отказ от поиска (даже за счет создания комфортных условий существования), напротив, повышает риск заболеваний. Например, в специальном исследовании было выявлено, что большинство выдающихся людей - тех, чья жизнь проходила в поиске нового - жили дольше, чем в среднем их современники. И сам процесс поиска имеет большее значение для здоровья, чем его конкретный результат.Если пренебрегать поисковой активностью, то можно тактически сэкономить время за счет ускоренного достижения конкретных результатов, но стратегически проиграть в общем запасе времени - продолжительности своего продуктивного существования.

Как на практике руководитель может "включить" поисковую активность? Например, при разработке и принятии управленческого решения помимо инструментов самоорганизации - определения цели принятия решения и критериев оценки его возможных вариантов, необходимо провести исследование проблемы, генерирование альтернатив и их оценку, разработку плана реализации. В таком алгоритме будут сочетаться как структурированный "нацеленный" подход, так и поисковая активность при исследовании проблемы.

Или, к примеру, руководство подчиненными. "Предписывающий" стиль руководства с максимально четкой постановкой задачи и расписыванием шагов для ее решения хорош лишь в случае, когда у сотрудника недостаточно опыта в решении подобных задач и если он не слишком настроен приступить к ее решению. В других случаях такое поведение руководителя - не лучший способ добиться желаемого. Часто эффективным оказывается использование руководителем "поискового" побуждающего, поддерживающего поведения. В чем оно выражается?

1. Руководитель активно слушает подчиненного и предпринимает усилия для того, чтобы сотрудник сам определил оптимальный план действий взял максимальную ответственность за его реализацию.
2. Он не спешит с высказыванием уже известных ему идей, а побуждает к поисковой активности сотрудника.

Такой подход используется, например, при ситуационно-динамическом руководстве и в коучинге.

Эти простые примеры принятия решений и руководства подчиненными показывают, что стратегический подход в управлении, а значит и в управлении временем, требует, чтобы руководитель оставлял достаточно места для поисковой активности - как себе самому, так и своим подчиненным.

"Дорогие вы мои планы выполнимые"

Не превышай скорости двадцать четыре часа в сутки.Хуго Штейнхаус

Как можно использовать обозначенные нами рычаги управления временем для повседневной самоорганизации? Вот несложная технология, доступная любому руководителю и, более того, очень знакомая: надо лишь внести некоторые изменения в привычные составления планов. Для успешной самоорганизации заведите себе два инструмента: Планировщик, где вы будете планировать дела в соответствии с выбранными приоритетами, и Дневник - для фиксации неструктурированной, поисковой деятельности.

Вспомните, сколько раз Вы записывали на листочке или стикере нужный телефон, а затем не могли его найти? А бывало ли такое: придет в голову хорошая мысль... и больше не возвращается?! Чтобы такого не случалось, нужен дневник. В него вы записываете абсолютно все, что вам хочется записать: мысли, идеи, озарения, номера телефонов, адреса, взятые на себя и данные другими обязательства... Потом, когда будете планировать рабочий день, разберетесь, что с этим делать - и, возможно, многое из этого перенесете в планировщик. Дневником может быть обычная или электронная записная книжка, диктофон (лучше цифровой) или их комбинация. Главное, чтобы дневник был всегда рядом с вами.

В планировщике тоже должно быть место поисковой активности. Полезно разделить страничку каждого дня на две части. В одной (скажем, левой) - сетка времени, во второй (правой) - просто строчки для записей. И тогда, если вы уверены, что планируемое вами мероприятие точно состоится и абсолютно вам необходимо - вы заносите пометку о нем в сетку времени. Но не всегда надо спешить расписывать свои дни на неделю и месяц вперед: многие дела стоит сначала занести в правую часть. В результате, когда подойдет срок определиться с расписанием на конкретный день, в правой части соответствующей ему странички будет гораздо больше дел, чем вы сможете сделать. И не поверите, но это хорошо! Потому что покопаться в куче дел и расставить приоритеты - это прекрасная возможность для поисковой активности. Некоторым делам вы выделите лучшее время на левой стороне страницы, какие-то перенесете на несколько дней вперед, а от выполнения каких-то откажетесь. И это - самое приятное, ведь если бы вы их сразу занесли в сетку времени, то, возможно, вам пришлось бы их выполнить, а окажется, что, по сравнению со многими другими делами, они не так уж и важны.

Бывает наоборот: вы сомневаетесь в необходимости дела, которое Вам предстоит сделать, скажем, через две недели. И, чтобы не заморачиваться по этому поводу, решаете "забыть об этом". А по этой технологии Вы сможете записать мероприятие на правую половину странички - и принять решение уже ближе к сроку.

Лучший "повелитель времени" - бизнесмен, который успешно сочетает оба метода управления временем.

Автор выражает искреннюю признательность Ольге Гавриловой (Консалтинговая группа "Системы Эффективных Технологий") за неоценимую помощь в подготовке данного материала.

Впервые опубликовано в редакционной версии в журнале "Управление компанией" № 3, 2003 г.

По материалам сайта "Клуб Бизнес-Тренеров"