Борис Мастеров. "Что такое эффективное совещание?"

третье золотое правило относится к Инициатору обсуждения:

"Умей вовремя передать инициативу, слушать и слышать!"

IV. Выбор приоритетов.

Очень редко бывает, что согласованность участников в видении проблемы есть изначально. А пытаться искать ответ на вопрос "что делать с этим", когда "это" у всех разное - бессмысленно. Необходимо добиться согласия участников относительно приоритетности в решении проблем - поставить вопрос, "с решения какой проблемы нужно начинать?".

Иногда достаточно бывает проанализировать содержание проблем, чтобы приоритеты выстроились автоматически, но часто приходится это делать "по чутью", аранжируя оценку набором аргументов. Здесь особенно важна позиция лидера в совещании, потому что начинается разговор об ответственности, к которому могут быть не готовы многие участники. Иногда руководителю приходится принимать иерархию приоритетов волевым решением. Если предложенная расстановка приоритетов ущемляет интересы кого-либо из участников совещания, необходимо это зафиксировать и принять решение, что с этим делать - назначить ли новое совещание или решать проблему с соответствующим руководителем подразделения в рабочем порядке, иначе "обделенный" снизит свою активность на совещании, а в дальнейшем вряд ли будет действовать с полной ответственностью при реализации решения. Здесь, как в политике: победившее большинство должно обеспечивать права проигравшего меньшинства. Но, конечно, оптимальный вариант - обеспечить ситуацию "проигравших нет!". На Западе это "золотое правило" называют стратегией "выигрывают оба!".

V. Этап перевода проблем в задачи.

При хорошо сформулированных проблемах часто быстро становится очевидным, что, как и кому нужно делать - тогда далее идет речь о деталях и оформлении решения.

Но если очевидности нет, то для поиска решений нередко используются известные процедуры типа мозгового штурма. Здесь необходимо обеспечить активность и включенность каждого участника в процесс выработки решения. Если все включены - все ответственны и причастны! В процессе обсуждения необходимо скорректировать форму, в которой будет представлен продукт совещания - приказ, распоряжение, план-график.

VI. Этап принятия решений и распределения ответственности.

Если к этому моменту уже не осталось сложностей с выбором решения из всех возможных, то совещание, считайте, удалось. Если же есть несколько альтернативных решений, то неизбежен один из трех вариантов: единоличное решение лидера, большинство голосов или консенсус.

Единоличное решение отлично работает в условиях форс-мажора или высокой степени неопределенности ситуации. Если руководитель в рискованной ситуации берет на себя ответственность, проговорив, почему он это делает, то это, как правило, принимается и даже поддерживается участниками.