Борис Мастеров. "Что такое эффективное совещание?"

 Порой кажется, что уж что-что, а проводить совещания умеют все.

Однако почему же совещания проходят так долго, а решения, даже если они приняты, уже на следующий день многим участникам совещания кажутся ошибочными? И почему верные решения - не выполняются?

Потому, что проведение и подготовка совещания - это тоже наука. И чтобы ею овладеть, надо знать несколько законов, например - 7 этапов проведения совещания.

I. Подготовительный этап.

Если руководитель организации решил собрать совещание, то первое, о чем он должен позаботиться - о формулировке повестки дня. И здесь очень важно помнить, что от того, как сформулирована повестка дня впрямую зависит и то, что будет получено в финале. Как говорится у русского народа, "что посеешь - то и пожнешь".

На этом этапе также очень важно обозначить, что ожидается в качестве продукта совещания, то есть - что должно быть итогом совещания как такового, причем не только в предметном плане, но и в отношенческом: список предложений? Сетевой план мероприятий? Концепция новой системы продаж? Определение продукта совещания - обозначение ориентиров, критериев достижения цели.

II. Этап установления контакта.

И вот люди собираются в одном помещении. Совещание еще впереди, а взаимодействие, имеющее влияние на результаты, уже началось. Ррезультативность совещания зависит даже от того, где проходит совещание, от формы - круглый или Т-образный - стола, где сидит руководитель. ВсЈ - кто садится рядом, а кто - напротив, какие звучат приветственные фразы, какие выражения лиц, позы и жесты -будет говорить о том, как люди настроены (и настроены ли) взаимодействовать.

Этот этап завершается согласованием регламента и обозначением ролей, например, руководитель передает функции ведущего кому-то из участников.

III. Этап выявления видений ситуации.

Этот этап - ключ к успеху совещания, и если его "проскочить", то в процессе обсуждения выявится множество подводных камней. Потому, что и проблема, и причины ее возникновения, не говоря уже о способах решения, видятся всеми участниками по-разному. Эти расхождения, если их сразу не выявить и не обсудить, способны превратить совещание в "разговор глухих".

Золотое правило любого делового взаимодействия:

прежде чем договариваться,<br>следует договориться, о чем договариваться!

Следовательно, в процессе совещания важно, чтобы проблемы и интересы каждого участника (подразделения) были услышаны всеми участниками - тогда все почувствуют, что их проблемы и интересы будут учтены при принятии решений. При этом не надо бояться того, что в этих интересы может не быть единства.

Второе золотое правило делового взаимодействия:

согласие в том, что мы не согласны, порой есть самое ценное согласие!

Такая идеальная динамика процесса, которая позволяет формулировать проблему и выявлять интересы участников совещания, возможна только тогда, когда правильно распределены роли участников и последовательность их высказываний. Поэтому