Обучение. Электронный этикет

Факсимильные аппараты, автоответчики, электронная почта - все это так технично, так современно, не правда ли? Эти виды связи все больше входят в нашу деловую жизнь, делают ее более эффективной, входят, чтобы остаться навсегда. Пройдет немного времени, и мы будем удивляться, как вообще могли обходиться без этих милых электронных штучек.

Однако все эти чудеса техники могут превратиться в настоящие технические кошмары, вызвать головную боль и даже испортить вам карьеру, если относиться к ним только как к технике, игнорируя их главное предназначение - ОБЩЕНИЕ. А любое средство общения предполагает соблюдение определенных правил: вежливости, уважения и эффективности.

ФАКСЫ

Факсимильная связь существует не для того, чтобы мы использовали ее как оправдание тому, что не написали или не позвонили. Главное преимущество факсов - скорость и возможность передачи информации, которую нельзя передать словами (большой объем, графика, подписи и т.д.) В тоже время факсимильная связь не обеспечивает конфиденциальности, как письма или личное общение. В тех случаях, когда вам нужно получить документ, имеющий юридическую силу, передать сложную информацию, пригласить на официальный прием, письменно поблагодарить или принести извинения, нужно посылать именно письмо, а не факс.

Подтверждайте получение. По правилам этикета следует уведомить отправителя о том, что вы получили факс. Вы можете это сделать любым способом, подходящим в данной ситуации: позвонить, послать сообщение по электронной почте (e-mail), сделать пометку от руки на первой странице полученного факса и отправить ее обратно. Главное - не молчать и не заставлять отправителя играть в "угадайку".

Используйте все пространство. Первая адресно-именная страница факса обязательно должна быть информативной, иначе ее передача обернется лишней тратой времени и бумаги для получателя.

Не увлекайтесь визуальными эффектами. Отправляя факс, имейте в виду, что пометки карандашом и цветными чернилами передаются плохо. То же относится и к мелким шрифтам, размером меньше 12-го. Многие графические объекты также воспроизводятся нечетко; кроме того, передача графики занимает много времени. Поэтому там, где в графике нет необходимости, откажитесь от нее совсем.

Когда вы отдыхаете, другие работают. Оставляйте факс включенным, когда вечером уходите из офиса, и не забывайте проверить наличие в нем бумаги. Рабочий день у деловых людей имеет различную продолжительность даже в одном городе, не говоря уже о разнице во времени между регионами и странами. А многие работают и дома, имея полностью оборудованные "домашние офисы".

АВТООТВЕТЧИКИ

Проведенные опросы показывают, что 30 процентов звонящих вешают трубку, встречаясь с автоответчиком. Это происходит по разным причинам: люди могут быть не готовы психологически (не привыкли, стесняются) или информационно (не готовы сразу оставить конкретное сообщение), или считают, что автоответчик используется в целях "искусственного отбора" нежелательных звонков, или, наконец, просто не хотят разговаривать с "автосекретарем", предпочитая живое общение.